Die Auswirkungen auf Unternehmen und Lieferketten fangen an, die normalen Geschäftsabläufe für alle Sektoren stark zu beeinflussen und das Muster, wie sich Covid-19 ausbreitet, bedeutet, dass die Anzahl der Mitarbeiter, die ihren normalen Arbeitsplatz nicht aufsuchen können, steigt.
Die Intensität der Auswirkungen auf Unternehmen und Lieferketten dürfte kurzfristig zunehmen und sich dann mittelfristig verlängern. Für alle Unternehmen ist es wichtig, jetzt Schutzmaßnahmen zu ergreifen und auf die kommenden Wochen und Monate vorbereitet zu sein.
Es ist auch wichtig, die Risiken nicht aus den Augen zu verlieren, die bereits präsent waren, bevor Covid-19 aufgekommen ist - ein schwerer Unfall oder eine schwere Verletzung oder ein großes Feuer haben zu dieser Zeit das Potenzial, dieselben oder möglicherweise stärkere Auswirkungen zu haben.
Halten Sie das Ziel im Auge
Verstärken Sie die Botschaft an Ihre Mitarbeiter, dass ihre Sicherheit immer an oberster Stelle steht. Machen Sie klar, dass die aktuellen Herausforderungen nicht die Unternehmensverfahren und die guten Praktiken gefährden und dass ein Arbeiten außerhalb dieser oder eine Freistellung davon die oberste Autoritätsebene und umfassende und genaue Kontrollen erfordert.
Erkennen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter für Ihr Unternehmen an, bitten Sie sie aber auch, nicht „innovativ“ oder „erfinderisch“ zu sein, um die Aufgabe erledigt zu bekommen. Wenn die Mitarbeiter denken, dass es eine bessere Möglichkeit gibt, sollten Sie das über die richtigen Kanäle ansprechen.
Die Intensität der Auswirkungen auf Unternehmen und Lieferketten dürfte kurzfristig zunehmen und sich dann mittelfristig verlängern. Für alle Unternehmen ist es wichtig, jetzt Schutzmaßnahmen zu ergreifen und auf die kommenden Wochen und Monate vorbereitet zu sein.
Es ist auch wichtig, die Risiken nicht aus den Augen zu verlieren, die bereits präsent waren, bevor Covid-19 aufgekommen ist - ein schwerer Unfall oder eine schwere Verletzung oder ein großes Feuer haben zu dieser Zeit das Potenzial, dieselben oder möglicherweise stärkere Auswirkungen zu haben.
Halten Sie das Ziel im Auge
Verstärken Sie die Botschaft an Ihre Mitarbeiter, dass ihre Sicherheit immer an oberster Stelle steht. Machen Sie klar, dass die aktuellen Herausforderungen nicht die Unternehmensverfahren und die guten Praktiken gefährden und dass ein Arbeiten außerhalb dieser oder eine Freistellung davon die oberste Autoritätsebene und umfassende und genaue Kontrollen erfordert.
Erkennen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter für Ihr Unternehmen an, bitten Sie sie aber auch, nicht „innovativ“ oder „erfinderisch“ zu sein, um die Aufgabe erledigt zu bekommen. Wenn die Mitarbeiter denken, dass es eine bessere Möglichkeit gibt, sollten Sie das über die richtigen Kanäle ansprechen.
Halten Sie das Ziel im Auge (Fortsetzung)
Stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben wie Instandhaltung, Sicherheitsinspektionen und Qualitätskontrollen auf einer Ebene anhalten, die zum Produktions- und Serviceniveau passen. Stehen weniger Mitarbeiter zur Verfügung, um diese Aufgaben durchzuführen, könnte das folgendes erfordern:
• Produktionsgeschwindigkeit/-volumen werden gegenüber den „normalen“ Werten reduziert
• Verweilzeiten für laufende Arbeiten und wichtige Geräte werden verlängert, um eine angemessene Qualitätsprüfung und Sicherheitsprüfungen zu ermöglichen
• oder die Betriebszeiten werden gekürzt, so dass Instandhaltung und Reinigung uneingeschränkt durchgeführt werden können.
Gefährden Sie nicht die Sicherheit oder Ihren Betrieb bei Personalengpässen, indem Sie Aufgaben an nicht qualifizierte/nicht geschulte Mitarbeiter übertragen. Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten-Matrizen und Schulungsaufzeichnungen zur Verfügung stehen und konsultiert werden können. Besteht die dringende Notwendigkeit, dann dokumentieren Sie das Kompetenzmaß einer Person, die Lücken zwischen dieser und der vollen Qualifizierung für die Aktivität/Aufgabe, und dokumentieren Sie auch die zusätzlichen Maßnahmen, die Sie ergreifen werden, um ihre Qualität und die kompetente Durchführung der Aktivität sicherzustellen.
Ziehen Sie in Erwägung, wie Sie vielseitig qualifizierte Mitarbeiter verschiedenen Aufgaben zuweisen können, um wichtige Produktions-, Instandhaltungs- und Sicherheitsaktivitäten beizubehalten. Können die mindestens erforderlichen Zahlen für Mitarbeiter der Bereiche Instandhaltung und Sicherheit nicht eingehalten werden, so planen Sie das Produktions- und Serviceniveau neu, damit Sie zur Verfügbarkeit passen. Machen Sie keine Abstriche bei Qualitätsprüfung, Sicherheit, Instandhaltung und Reinigung, da das wahrscheinlich zu unerwünschten Ergebnissen führt.
Es ist eventuell nicht möglich, die normalen Werte der geplanten Instandhaltung/Tests zu liefern und das ist verständlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Instandhaltungsaktivitäten überprüfen. Geben Sie Geräten, die für die Sicherheit wichtig sind, Vorrang. Geben Sie genau an, auf welchem Niveau Geräte aufgrund einer fehlenden Instandhaltung nicht verwendet werden können, und stellen Sie sicher, dass dieser Punkt sicher aus dem Service ausgeschlossen ist, mit einer klaren Anweisung, dass er nicht verwendet werden darf.
Stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben wie Instandhaltung, Sicherheitsinspektionen und Qualitätskontrollen auf einer Ebene anhalten, die zum Produktions- und Serviceniveau passen. Stehen weniger Mitarbeiter zur Verfügung, um diese Aufgaben durchzuführen, könnte das folgendes erfordern:
• Produktionsgeschwindigkeit/-volumen werden gegenüber den „normalen“ Werten reduziert
• Verweilzeiten für laufende Arbeiten und wichtige Geräte werden verlängert, um eine angemessene Qualitätsprüfung und Sicherheitsprüfungen zu ermöglichen
• oder die Betriebszeiten werden gekürzt, so dass Instandhaltung und Reinigung uneingeschränkt durchgeführt werden können.
Gefährden Sie nicht die Sicherheit oder Ihren Betrieb bei Personalengpässen, indem Sie Aufgaben an nicht qualifizierte/nicht geschulte Mitarbeiter übertragen. Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten-Matrizen und Schulungsaufzeichnungen zur Verfügung stehen und konsultiert werden können. Besteht die dringende Notwendigkeit, dann dokumentieren Sie das Kompetenzmaß einer Person, die Lücken zwischen dieser und der vollen Qualifizierung für die Aktivität/Aufgabe, und dokumentieren Sie auch die zusätzlichen Maßnahmen, die Sie ergreifen werden, um ihre Qualität und die kompetente Durchführung der Aktivität sicherzustellen.
Ziehen Sie in Erwägung, wie Sie vielseitig qualifizierte Mitarbeiter verschiedenen Aufgaben zuweisen können, um wichtige Produktions-, Instandhaltungs- und Sicherheitsaktivitäten beizubehalten. Können die mindestens erforderlichen Zahlen für Mitarbeiter der Bereiche Instandhaltung und Sicherheit nicht eingehalten werden, so planen Sie das Produktions- und Serviceniveau neu, damit Sie zur Verfügbarkeit passen. Machen Sie keine Abstriche bei Qualitätsprüfung, Sicherheit, Instandhaltung und Reinigung, da das wahrscheinlich zu unerwünschten Ergebnissen führt.
Es ist eventuell nicht möglich, die normalen Werte der geplanten Instandhaltung/Tests zu liefern und das ist verständlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Instandhaltungsaktivitäten überprüfen. Geben Sie Geräten, die für die Sicherheit wichtig sind, Vorrang. Geben Sie genau an, auf welchem Niveau Geräte aufgrund einer fehlenden Instandhaltung nicht verwendet werden können, und stellen Sie sicher, dass dieser Punkt sicher aus dem Service ausgeschlossen ist, mit einer klaren Anweisung, dass er nicht verwendet werden darf.
Brauchen Mitarbeiter ein Auffrischungstraining oder eine Grundlagenschulung, stellen Sie sicher, dass sie diese erhalten, bevor sie anfangen, unbekannte Tätigkeiten durchzuführen, und stellen Sie sicher, dass sie nicht Aufgaben ausführen, die ihre Fähigkeiten überschreiten.
Bitte vergessen Sie nicht, dass alle Änderungen der Arbeitspraktiken und Umverteilungen der Mitarbeiter angemessen und ausreichend auf ihr Risiko geprüft werden müssen und dass diese Prüfungen zu dokumentieren sind.
Es ist wichtig, die getroffenen Entscheidungen und die Begründung hinter diesen angemessen zu dokumentieren, um im Falle eines Vorfalls eine mögliche Ablehnung der Deckung zu mindern.
Beibehaltung der Geschäftsfortführung
Zeigen Sie auf, wo Sie Ihre Ressourcen (Menschen und Materialien) am meisten benötigen, um die Produktivität und die Wirtschaftlichkeit kurzfristig zu wahren – versuchen Sie, so viele verfügbare Ressourcen in die Bereiche zu lenken, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Bereiten Sie sich darauf vor, die Bereitstellung einer weniger wichtigen Produktion oder von weniger wichtigen Dienstleistungen zu verlangsamen oder vorübergehend auszusetzen, um zu verhindern, dass reduzierte Ressourcen zu spärlich verteilt werden – Sie möchten nicht riskieren, dass für wichtige Aktivitäten nicht ausreichend Ressourcen verfügbar sind, da dies zu unerwarteten Ausfällen oder unsicheren Bedingungen führen könnte.
Haben Sie wichtige Mitarbeiter oder Subunternehmer, die besondere Aktivitäten durchführen, die für Ihr Unternehmen wesentlich sind, diese aber die einzigen sind, die qualifiziert/berechtigt/zertifiziert sind, das zu tun, überlegen Sie, wie Sie ohne ihre Dienste weitermachen können. Prüfen Sie auch, wer ihre Funktion kurzfristig übernehmen könnte, seien es interne Mitarbeiter oder 3. Parteien.
Seien Sie darauf vorbereitet, die Produktions- oder Servicebereitstellung zu senken und Kunden über den möglichen Rückgang zu informieren es könnte nötig sein, das trotz ihrer besten Bemühungen zu tun. Da viele Ihrer Kunden mit ähnlichen Problemen zu kämpfen haben, werden Sie wahrscheinlich sehen, dass sie soundso weniger von Ihnen fordern, auch wenn das je nach Unternehmenssektor deutlich variieren wird.
Brauchen Mitarbeiter ein Auffrischungstraining oder eine Grundlagenschulung, stellen Sie sicher, dass sie diese erhalten, bevor sie anfangen, unbekannte Tätigkeiten durchzuführen, und stellen Sie sicher, dass sie nicht Aufgaben ausführen, die ihre Fähigkeiten überschreiten.
Bitte vergessen Sie nicht, dass alle Änderungen der Arbeitspraktiken und Umverteilungen der Mitarbeiter angemessen und ausreichend auf ihr Risiko geprüft werden müssen und dass diese Prüfungen zu dokumentieren sind.
Es ist wichtig, die getroffenen Entscheidungen und die Begründung hinter diesen angemessen zu dokumentieren, um im Falle eines Vorfalls eine mögliche Ablehnung der Deckung zu mindern.
Beibehaltung der Geschäftsfortführung
Zeigen Sie auf, wo Sie Ihre Ressourcen (Menschen und Materialien) am meisten benötigen, um die Produktivität und die Wirtschaftlichkeit kurzfristig zu wahren – versuchen Sie, so viele verfügbare Ressourcen in die Bereiche zu lenken, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Bereiten Sie sich darauf vor, die Bereitstellung einer weniger wichtigen Produktion oder von weniger wichtigen Dienstleistungen zu verlangsamen oder vorübergehend auszusetzen, um zu verhindern, dass reduzierte Ressourcen zu spärlich verteilt werden – Sie möchten nicht riskieren, dass für wichtige Aktivitäten nicht ausreichend Ressourcen verfügbar sind, da dies zu unerwarteten Ausfällen oder unsicheren Bedingungen führen könnte.
Haben Sie wichtige Mitarbeiter oder Subunternehmer, die besondere Aktivitäten durchführen, die für Ihr Unternehmen wesentlich sind, diese aber die einzigen sind, die qualifiziert/berechtigt/zertifiziert sind, das zu tun, überlegen Sie, wie Sie ohne ihre Dienste weitermachen können. Prüfen Sie auch, wer ihre Funktion kurzfristig übernehmen könnte, seien es interne Mitarbeiter oder 3. Parteien.
Seien Sie darauf vorbereitet, die Produktions- oder Servicebereitstellung zu senken und Kunden über den möglichen Rückgang zu informieren es könnte nötig sein, das trotz ihrer besten Bemühungen zu tun. Da viele Ihrer Kunden mit ähnlichen Problemen zu kämpfen haben, werden Sie wahrscheinlich sehen, dass sie soundso weniger von Ihnen fordern, auch wenn das je nach Unternehmenssektor deutlich variieren wird.
Beibehaltung der Aufrechterhaltung von Lieferketten
Verstehen Sie Ihre kritischen Lieferanten und die kritischen Artikel oder Dienstleistungen, die sie liefern - was brauchen Sie, wie viel, bis wann und von wem?
Konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Lieferungen und Dienstleistungen, die Ihre Produktivität und Rentabilität steigern, oder auf diejenigen, die Ihnen helfen, Ihre vorrangigen Kunden zu bedienen - seien Sie bereit, weniger oder keine Lieferungen von weniger kritischen Lieferungen oder Dienstleistungen zu akzeptieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie über Auslöser von Ihrem Beschaffungsteam verfügen, wenn ein Lieferant Ihnen mitteilt, dass er nicht mehr in Betrieb ist oder dass Lieferungen verzögert werden oder mit einer Fehlmenge ankommen werden - stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Wareneingangsteam eine rote Flagge hisst, wenn Lieferungen nicht oder mit einer Fehlmenge ankommen.
Wenn Sie Verzögerungen oder Ausfälle erwarten oder feststellen, sollten Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um nach alternativen Quellen für wichtige Lieferungen oder Dienstleistungen zu suchen und zu arrangieren, falls möglich - die alternativen Quellen könnten natürlich auch betroffen sein, und Ihnen könnten die Möglichkeiten zur Unterstützung ausgehen.
Verstehen Sie Ihre kritischen Lieferanten und die kritischen Artikel oder Dienstleistungen, die sie liefern - was brauchen Sie, wie viel, bis wann und von wem?
Konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Lieferungen und Dienstleistungen, die Ihre Produktivität und Rentabilität steigern, oder auf diejenigen, die Ihnen helfen, Ihre vorrangigen Kunden zu bedienen - seien Sie bereit, weniger oder keine Lieferungen von weniger kritischen Lieferungen oder Dienstleistungen zu akzeptieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie über Auslöser von Ihrem Beschaffungsteam verfügen, wenn ein Lieferant Ihnen mitteilt, dass er nicht mehr in Betrieb ist oder dass Lieferungen verzögert werden oder mit einer Fehlmenge ankommen werden - stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Wareneingangsteam eine rote Flagge hisst, wenn Lieferungen nicht oder mit einer Fehlmenge ankommen.
Wenn Sie Verzögerungen oder Ausfälle erwarten oder feststellen, sollten Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um nach alternativen Quellen für wichtige Lieferungen oder Dienstleistungen zu suchen und zu arrangieren, falls möglich - die alternativen Quellen könnten natürlich auch betroffen sein, und Ihnen könnten die Möglichkeiten zur Unterstützung ausgehen.
Richtlinien
Wenn Sie bisher noch keinen Pandemie-Notfallplan in Erwägung gezogen haben, finden Sie hier einen Link zu einem umfassenden Artikel von Dr. Jim Kennedy mit Richtlinien, welche Schritte zu ergreifen sind:
Andere gute Richtlinien im Zusammenhang mit COVID-19 (und andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Geschäftsfortführung) finden Sie auf der Webseite von Continuity Central:
https://www.continuitycentral.com/
Abonnieren Sie ihren Newsletter und Sie erhalten regelmäßigen Zugang zu einer Reihe an qualitativ hochwertigen Artikeln einschließlich ihrer Ressourcen-Seite, wo Sie regelmäßige Updates zum Thema Coronavirus finden.
Eine detaillierte Beurteilung der Coronavirus-Entwicklung und der Auswirkungen durch McKinsey finden Sie zudem in dem Weblink unten. Auch wenn sie von Ende Februar 2020 stammen, so sind die letzten paar Seiten im Zusammenhang mit den Unternehmensauswirkungen und der Aufrechterhaltung von Lieferketten das Lesen wert.
https://www.mckinsey.com/business-functions/risk/our-insights/covid-19-implications-for-business
Hilfreiche Informationen finden Sie in den folgenden Quellen:
World Health Organisation (WHO)
Robert-Koch-Institut https://www.rki.de/DE/Home/homepage_node.html
Wenn Sie bisher noch keinen Pandemie-Notfallplan in Erwägung gezogen haben, finden Sie hier einen Link zu einem umfassenden Artikel von Dr. Jim Kennedy mit Richtlinien, welche Schritte zu ergreifen sind:
Andere gute Richtlinien im Zusammenhang mit COVID-19 (und andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Geschäftsfortführung) finden Sie auf der Webseite von Continuity Central:
https://www.continuitycentral.com/
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Eine detaillierte Beurteilung der Coronavirus-Entwicklung und der Auswirkungen durch McKinsey finden Sie zudem in dem Weblink unten. Auch wenn sie von Ende Februar 2020 stammen, so sind die letzten paar Seiten im Zusammenhang mit den Unternehmensauswirkungen und der Aufrechterhaltung von Lieferketten das Lesen wert.
https://www.mckinsey.com/business-functions/risk/our-insights/covid-19-implications-for-business
Hilfreiche Informationen finden Sie in den folgenden Quellen:
World Health Organisation (WHO)
Robert-Koch-Institut https://www.rki.de/DE/Home/homepage_node.html
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